Se le tue attività dipendono da risorse come ad esempio barche, guide turistiche o equipaggiamenti, puoi impostare una regola di dipendenza. Questo significa che quando non ci sono più risorse disponibili, non sarà più possibile prenotare le attività ad esse associate in quel giorno o a quell'ora.
L'opzione Risorse è un modo fantastico di limitare le disponibilità di posti ed evitare overbooking di diverse attività e noleggi che dipendono dallo stesso inventario (equipaggiamento, spazi, guide).
Per impostare correttamente la gestione risorse, hai bisogno di:
1. Impostare le tue risorse disponibili.
2. Collegare le risorse alle attività che dipendono da esse.
Crea la tua risorsa
Vai su Inventario > Risorse nel menù a sinistra per raggiungere la pagina di gestione risorse.
Puoi impostare ogni risorsa con il nostro modulo o puoi effettuare il caricamento di massa di un foglio di calcolo CSV con tutte le tue risorse. Fai clic su Aggiungi Risorsa o Importa Risorse (la struttura del file CSV è spiegata lì).
Ogni risorsa ha bisogno di un nome unico e identificabile, di una tipologia (per ragioni interne) e della disponibilità di posti che questa risorsa può gestire. Con la disponibilità di posti viene definito il numero di ospiti che possono occupare questa risorsa.
Assicurati di aggiungere correttamente ogni risorsa con la reale disponibilità di posti e di non aggregare le disponibilità di posti. Esempio:
Corretto
- 10 moto d'acqua con un ospite: 10x risorse con posti 1
- Bus con 50 posti: 1x Risorse con posti 50
- Guida che può gestire un gruppo di 8: 1x Risorse con posti 8
- Parco avventura che può essere occupato da 30 persone: 1x Risorse con posti 30 e condivise
Errato
- 20 barche da rafting con 8 ospiti: 1x Risprse con 160 posti
- 100 biciclette: 1x Risorse con 100 posti e condivise
Condivisione
Seleziona se la risorsa può essere condivisa fra più attività o no. Ad esempio, una guida turistica non può condurre due tour contemporaneamente, perciò questa risorsa non dovrebbe essere condivisa fra più attività.
Notifica risorse
Ogni risorsa può essere collegata alla persona responsabile di essa. Questa persona riceverà un'email con il manifesto del cliente un certo periodo di tempo prima di una partenza.
Importare ed esportare risorse
Le opzioni Importa ed Esporta permettono di effettuare il caricamento di massa delle tue risorse; una volta impostate, puoi modificarle scaricando l'export, modificando il file con Excel o Google Spreadsheet e caricando nuovamente il file CSV.
Calendario Risorse
Il calendario risorse è un'opzione utilissima per avere una panoramica generale delle tue risorse e della disponibilità di risorse in un dato momento. Usa il menù di navigazione a sinistra, vai su Inventario > Risorse e fai clic sul pulsante Calendario.
Qui puoi visualizzare il tuo intero programma e consultare rapidamente tour con qualsiasi data e ora.
Collegare risorse a un'attività
Una volta creata una risorsa, vai all'attività che desideri legare a una risorsa. Vai su Inventario > Attività e seleziona Opzioni > Modifica Attività sulla specifica attività cui desideri collegare una risorsa.
Poi fai clic sulla scheda Risorse (nota: questa scheda viene mostrata solo se sono state create delle risorse).
Metti il segno di spunta sulla casella L'attività è limitata da risorse e poi fai clic sul segno + accanto alle risorse che desideri aggiungere a questa attività.
Puoi collegare diverse risorse a un'attività, ma ricorda che se una qualsiasi delle risorse viene esaurita, anche l'attività non sarà più disponibile per la prenotazione.
Nota: Se la tua attività è basata su voucher (non attrazioni o viaggi), allora le regole di dipendenza da risorse non avranno effetto sulla disponibilità di questa attività.