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Verwalten Sie Ihre Kapazitäten auf Grundlage Ihres Inventars

Verwalten Sie Ihre Kapazitäten auf Grundlage Ihres Inventars

Wenn Ihre Aktivitäten von Gegenständen bzw. Personen wie Booten, Reiseleiter oder Ausrüstung abhängen, dann können Sie eine Kapazitätsgrenze für diese Aktivität einrichten. Dies bedeutet, wenn diese voll gebucht sind, werden die damit verbundenen Aktivitäten für diesen Tag oder diesen Zeitpunkt nicht mehr buchbar sein. 

Diese Funktion ist eine gute Möglichkeit, Aktivitäten in Ihrer Kapazität zu begrenzen und ein Überbuchungen von mehreren Aktivitäten/Verleih zu vermeiden, die von den gleichen Gegenständen/Personen abhängigs sind (Geräte, Transportmittel, Tourleiter).

Um den Ressourcen-Manager einzurichen müssen Sie zwei Dinge tun:

1. Verfügbare Ressourcen hinzufügen

2.. Verknüpfen Sie Ihre Ressourcen mit den jeweiligen Aktivitäten

Erstellen Sie Ihre Ressourcen

Gehen Sie zu Inventar> Kapazitäten auf der linken Menüleiste und auf die Seite der Ressourcen zu gelangen. 

Sie können entweder jede Kapazität mit unserem Formular anlegen oder eine Tabelle mit den Ressourcen als CVS Datei hochladen. Klicken Sie entweder auf Ressource hinzufügen oder Ressource importieren. Die Struktur der CSV-Datei wird hier erklärt.

Jede Ressource benötigt einen eindeutig identifizierbaren Namen, einen Typ (aus internen Gründen) und die Kapazität, die diese Ressource haben soll. Mit der Kapazität wird die Anzahl der Gäste definiert, die diese Ressource nutzen können.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie jede Ressource mit der tatsächlichen Kapazität korrekt verbinden:
Korrekt:
10 Jetskis mit einem Gast: 10 x Ressource mit einer Kapazität von 1
Bus mit 50 Sitzplätzen: 1x Ressource mit einer Kapazität von 50
Reiseleiter der eine Gruppe von 8 verwalten kann: 1x Ressource mit einer Kapazität von 8
Hochseilgarten den 30 Personen gleichzeitig nutzen können: 1x Ressource mit einer Kapazität von 30 und mit der Option "darf geteilt werden".


Falsch:
20 Rafting Boote mit 8 Personen: 1 x Ressource mit einer Kapazität von 160
100 Fahrräder: 1x Ressource mit einer Kapazität von 100


Ressoucen teilen
Wählen Sie, ob die Ressource von unterschiedlichen Aktivitäten gemeinsam genutzt werden kann/soll oder nicht. Zum Beispiel kann ein Reiseleiter nicht gleichzeit an zwei Touren teilnehmen und sollte daher nicht von unterschiedlichen Aktivitäten gemeinsam genutzt werden.


Ressourcenbenachrichtigungen
Jede Ressource kann mit einer Person verknüpft werden, die für diese verantwortlich ist. Sie können auch einstellen, dass diese benachrichtigt werden soll, sobald eine Buchung eingeht. 


Ressourcen Importieren und Exportieren
Die Import- und Export-Funktion ermöglicht es Ihnen alle Ihre Ressourcen auf einmal zu hochzuladen. Nachdem diese im System sind, können Sie diese auch wieder downloaden und dann in einer Excel oder Google-Tabelle bearbeiten, sowie erneut als CSV-Datei hochladen. 


Ressourcenkalender
Um einen allgemeinen Überblick über Ihre Ressourcen und deren Verfügbarkeit zu bekommen, können Sie sich diese im Ressource-Kalender ansehen. Gehen sie auf Inventar> Ressourcen und klicken Sie auf Kalenderansicht.


Ressourcen mit Aktivitäten verknüpfen
Wenn Sie die Ressource erstellt haben, gehen Sie auf die jeweilige zu verküpfende Aktivität unter Inventar> Aktivitäten und wählen Sie danach Optionen> Bearbeiten

Klicken Sie dann auf Ressourcen (beachten Sie, diese wird nur angezeigt, wenn Sie Ressourcen erstellt haben). Markieren Sie das Kästchen diese Aktivität wird von Ressourcen begrenzt und klicken Sie dann auf das kleine + neben den Ressourcen, die Sie zu dieser Aktivität hinzufügen möchten.
Sie können mehrere Ressourcen mit einer Aktivität verknüpfen. Denken Sie aber bitte daran: wenn die Kapazität einer Ressource erschöpft ist, wird diese Aktivität nicht mehr buchbar sein. 


Hinweis: Wenn Ihre Aktivität auf Gutscheinen basiert (keine Attraktionen oder Trips), dann wird die Beschränkung der Ressourcen keine Auswirkung auf die Verfügbarkeit dieser Aktivitäten haben.

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